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Wo liegen die Schwierigkeiten? Worauf muss man achten?

Viele Büros haben es bereits "über sich ergehen lassen". Wenn Sie mit den Mitarbeitern in diesen Unternehmen reden dann fallen immer wieder die selben Worte:

"Bürokratie", "bringt nichts", "können wir nicht leben", "QM gibt’s nur auf dem Papier", "hat viel Geld und Nerven gekostet", "bitte reden wir von einem anderen Thema", ...


Eigentlich sehr schade, so finden wir, denn wenn dieses Thema "richtig" angepackt wird, dann führt dies eindeutig zu Vorteilen für jeden einzelnen Mitarbeiter, für die Geschäftsführung und vor allem für die Kunden. Ziel ist es zu beweisen, dass mit einem vertretbaren Aufwand, der Ablauf in den Projekten und im gesamten Büro wesentlich verbessert wird. Das führt zu weniger Fehlern und mehr Effizienz bei der Projektabwicklung. Das steigert wiederum das Betriebsergebnis und sichert Arbeitsplätze

Schwierigkeiten

  • Die Erwartungshaltung ist häufig eine falsche:


QM ist ein Entwicklungsprozess - niemals eine Hau-Ruck-Aktion
QM ist zu weiten Teilen eine Geisteshaltung, die gelebt werden muss
In den Köpfen der Betroffenen muss ein Entwicklungsprozess stattfinden, das dauert
Dieser Reifeprozess kostet Zeit, das wird häufig in bare Münze umgerechnet, das führt zwangsläufig zu Enttäuschungen.


  • Bei der QM-Einführung überfordert man sich selbst und die Mitarbeiter:


Überzogene Regelungswut unter dem Motto: "Wenn wir’s machen dann vernünftig!"
Falsche externe Beratung im Vorfeld führt zu unverständlichen Vorgängen im Büro
Obwohl man weiß dass getroffene Regelungen nie so gelebt werden, werden sie eingeführt
Jede Kleinigkeit wird in Papierform festgehalten und "geregelt", das führt zu einer unüberschaubaren Flut von "Anweisungen", was zur totalen Ablehnung führt.


  • Falsches Herangehen an die Sache:


Regelungen auf Papier sind kurzlebig, innerhalb kürzester Zeit wird diese "Papierwelt" von der Alltagspraxis überrollt.
Neue Mitarbeiter bringen neue Ideen mit, das geregelte Vorgehen auf Papier gerät in Vergessenheit, oder ist nur schwer mit dem QM-System vereinbar.
Es fehlt der "Rote Faden" der sich dauerhaft und täglich und vor allem personenunabhängig durch das Büro zieht, an dem sich die Organisation fest hält.

TIPP:

Arbeiten Sie nicht an einer teueren, nervenstrapazierenden QM-Eintagsfliege.
Nur ein allgemein eingeführtes und anerkanntes EDV-System für die Bereiche "Büroorganisation - Controlling - Dokumentenverwaltung" kann diese Aufgabe dauerhaft erfüllen.

Daher können wir allen Büroinhabern nur empfehlen den ersten Schritt vor dem zweiten zu tun. Prüfen Sie, ob es in Ihrem Büro diese "gelebten" Systeme gibt:

Wenn "ja", dann ist der Weg zu einer erfolgreichen Zertifizierung nicht mehr weit.
Wenn "nein", dann machen sie sich zuerst Gedanken über ihre Büroinfrastruktur.

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